# Passo a passo: coloque uma rotina da sua empresa para funcionar com o seu agente de IA

> Material da Aula 178 do EuCommerce (10/11/2026), "Gestão aplicada à IA: da estrutura à rotina funcionando", com Victor Ramos.
> Funciona com qualquer agente que leia e escreva arquivos numa pasta (Claude, ChatGPT, Gemini, Codex ou outro). O exemplo é o e-mail marketing, mas a lógica vale para qualquer rotina.

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## Como usar este arquivo

1. **Jeito rápido:** anexe este arquivo numa conversa com o seu agente e cole o **prompt de partida** abaixo.
2. **Jeito completo (recomendado):** crie uma pasta no seu computador ou no seu drive, que vai ser a "empresa" do seu agente, salve este arquivo dentro dela e abra o agente nessa pasta. Assim ele consegue criar e manter os arquivos das próximas etapas.
3. Faça **uma etapa por vez**. Só passe para a próxima quando a anterior estiver pronta, com o critério de pronto atendido.

### Prompt de partida (copie e cole no seu agente)

```text
Leia o arquivo passo-a-passo-aula-178.md (anexado nesta conversa ou salvo nesta pasta). Você vai me conduzir por ele, uma etapa por vez.

Regras para você:
- Faça uma pergunta de cada vez e espere a minha resposta.
- Não invente dados da minha empresa (números, preços, prazos, clientes). Se faltar informação, pergunte ou marque como PENDENTE.
- Antes de criar ou alterar qualquer arquivo, mostre o que vai fazer e espere o meu ok.
- Nunca envie, publique, agende ou apague nada fora desta pasta sem a minha aprovação explícita.
- Ao terminar cada etapa, confira o critério de pronto comigo e registre o que decidimos.

Comece pela Etapa 1.
```

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## Etapa 1 · Escolher a rotina

Comece por uma rotina só. A melhor candidata:

- **consome o seu tempo** e acontece com frequência (toda semana, todo dia);
- produz uma **entrega que você consegue verificar** (um e-mail pronto, um relatório, uma resposta);
- tem regras **minimamente claras**, mesmo que só estejam na sua cabeça;
- tem **risco de erro baixo** no começo (nada que vá direto para o cliente sem você ver).

Responda para o agente:

- Qual rotina vive voltando para a sua mão?
- Com que frequência ela precisa acontecer?
- O que acontece hoje quando ela não acontece?

**Pronto quando:** você tem o nome da rotina e uma frase dizendo por que ela foi a escolhida.

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## Etapa 2 · Montar a estrutura de pastas

Organize como uma empresa: **empresa → departamento → processo** (ou projeto).

```text
minha-empresa/
  marketing/
    email-marketing/          ← o processo (rotina que continua)
      AGENTS.md               ← as regras do processo
      aprendizados.md         ← o que cada execução ensinou
      config/                 ← modelos, referências, tom de voz
      itens/                  ← cada execução ou campanha (os projetos)
        2026-11-campanha-black-friday/
```

- **Processo** é a rotina que continua (o e-mail marketing).
- **Projeto** tem começo e fim (uma campanha). Ele fica dentro do processo, em `itens/`.
- O projeto acaba, mas **o aprendizado sobe para o processo**: a próxima campanha começa com o que a anterior ensinou.

Use nomes em minúsculas, com hífen e sem acento. Não crie pastas vazias "para depois".

**Pronto quando:** a pasta do processo existe com `AGENTS.md`, `aprendizados.md`, `config/` e `itens/`.

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## Etapa 3 · Definir quem é quem

Uma pasta chamada marketing não faz marketing. Alguém precisa decidir, coordenar e executar.

| Camada | Quem é | O que faz | O que NÃO pode |
|---|---|---|---|
| **Direção** | Você | Define o objetivo, a prioridade e o que pode gastar. Aprova o que sai para fora. | Ficar decidindo cada detalhe da execução. |
| **Gestão** | Um agente coordenador (ou você, no começo) | Transforma o objetivo em rotina: organiza, cobra, confere, avisa. | Mudar o objetivo, o preço ou a oferta sem você. |
| **Operação** | O agente que executa | Segue o procedimento e **reporta o que saiu do previsto**. | Completar lacuna inventando. Publicar sem aprovação. |

Pode dar nomes aos papéis (de função ou de personagem). O que importa é conseguir dizer **o que cada papel faz e o que ele não está autorizado a decidir**.

**Pronto quando:** a tabela acima está preenchida para a sua rotina e escrita no `AGENTS.md`.

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## Etapa 4 · Escolher o nível de objetivo

Saiba o que você está cobrando **agora**:

1. **Rotina:** fazer acontecer com consistência. Ex.: "e-mail marketing duas vezes por semana".
2. **Resultado:** cobrar o que o canal gera (receita, margem, pedidos, reuniões), com um número que **você** define.
3. **Evolução do canal:** várias variáveis juntas (lista crescendo, abertura e clique dentro do combinado, resultado comercial subindo).

Comece pelo nível 1. Meta sofisticada sem rotina nem dados não se acompanha. Uma coisa também não garante a outra: mandar dois e-mails não garante venda.

**Pronto quando:** o nível e o objetivo estão escritos no `AGENTS.md`, com a frequência.

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## Etapa 5 · Escrever as regras do processo (o `AGENTS.md`)

Peça para o agente montar o arquivo com você, seção por seção. Modelo:

```markdown
# E-mail marketing · regras do processo

## Finalidade
Para que esta rotina existe, em uma frase.

## Objetivo atual
Nível: 1 (rotina). Frequência: 2 e-mails por semana, terça e quinta.

## Papéis
- Direção (eu): aprovo tema, oferta e envio.
- Gestão (agente coordenador): monta o calendário, cobra o briefing, confere a entrega.
- Operação (agente redator): escreve o e-mail a partir do briefing.

## Entradas (o que precisa chegar para começar)
- Objetivo do e-mail, público, oferta ou conteúdo, link de destino, prazo.
- Se faltar algo: PARAR e perguntar. Nunca inventar preço, prazo, desconto ou condição.

## Entrega (o que sai no final)
- Assunto (3 opções), pré-cabeçalho, corpo, chamada, link.
- Formato: um arquivo .md em itens/<campanha>/, pronto para eu revisar.

## Critério de pronto (checklist de revisão)
- [ ] O que foi pedido aparece no e-mail?
- [ ] As informações estão corretas e têm fonte?
- [ ] Os links apontam para o lugar certo?
- [ ] O tom combina com o público?
- [ ] Está no formato que eu preciso para revisar?

## Ponto de aprovação
Nada é enviado, agendado ou publicado sem o meu ok explícito.

## O que nunca fazer
- Inventar números, depoimentos ou condições comerciais.
- Enviar para a lista sem aprovação.
- Usar dados de clientes fora do necessário.

## Como avisar
Ao terminar, me avise com: o que foi feito, o que depende de mim e o que saiu do previsto.

## Referências
- config/tom-de-voz.md
- config/modelo-email.md
```

Se uma referência não muda nenhuma decisão do agente, ela só ocupa espaço: tire.

**Pronto quando:** o `AGENTS.md` tem todas as seções, sem nada inventado (o que você não sabe fica como PENDENTE).

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## Etapa 6 · Definir o gatilho

O que põe a rotina em movimento?

- **Pedido manual:** você chama o agente ("vamos preparar o e-mail de quinta"). **Comece por aqui.**
- **Horário:** uma tarefa agendada (ex.: toda segunda, 9h, o coordenador monta o calendário da semana).
- **Evento:** algo acontece (um briefing novo chega numa pasta, uma tarefa muda de coluna).

Só automatize o gatilho depois que a rotina rodou bem algumas vezes no manual.

**Pronto quando:** o gatilho está escrito no `AGENTS.md` (qual é, quando, quem dispara).

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## Etapa 7 · Primeira execução acompanhada

1. Faça o pedido com um **briefing** completo:

```markdown
# Briefing · e-mail de <data>
- Objetivo:
- Público:
- Oferta ou conteúdo:
- Link de destino:
- Prazo para eu revisar:
- Observações:
```

2. Acompanhe: quem recebeu, o que fez, onde parou.
3. Revise a entrega com o **checklist do critério de pronto**. Troque "parece bom" por uma aprovação com critério.
4. Só depois disso você mesmo envia, ou autoriza o envio.

**Pronto quando:** existe uma entrega em `itens/` revisada com o checklist e com a sua decisão (aprovada ou com ajustes).

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## Etapa 8 · Transformar correção em regra

Quando a entrega precisar melhorar, não basta dizer "não gostei". Chegue ao motivo:

- A promessa ficou errada?
- O texto não combina com o público?
- Faltou uma informação?
- A estrutura dificultou a leitura?

Use este modelo de pedido de mudança:

```markdown
## Correção · <data>
- O que não ficou adequado:
- Por quê:
- Critério para a próxima vez:
- Vale para: [ ] só esta campanha  [ ] o processo inteiro
```

- Se vale **só para esta campanha**, fica em `itens/<campanha>/`.
- Se vale **para sempre**, vai para o `AGENTS.md` (regra) e uma linha no `aprendizados.md`.

Depois, **confira na próxima entrega** se a regra foi aplicada. Registrar não garante que a IA nunca mais erre.

**Pronto quando:** a correção está no lugar certo e você marcou para conferir na próxima execução.

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## Etapa 9 · Acompanhamento semanal (15 minutos)

Uma vez por semana, peça ao agente coordenador:

```text
Faça o acompanhamento da semana do processo de e-mail marketing:
1. O que estava previsto e o que foi entregue.
2. O que está esperando decisão minha.
3. O que saiu do previsto e por quê.
4. Que regra nova entrou e se foi aplicada.
5. Uma sugestão de melhoria para a próxima semana (só sugestão, sem aplicar).
```

Quando o nível 1 (rotina) estiver estável por algumas semanas, suba para o nível 2: defina o resultado que o canal precisa gerar e como vai medir.

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## Etapa 10 · Levar para outro processo

O trabalho muda, as perguntas de gestão continuam. Para cada rotina nova, responda:

- [ ] O que entra para o trabalho começar?
- [ ] Quem executa?
- [ ] Quem confere?
- [ ] Como você fica sabendo que terminou?
- [ ] O que acontece quando sai errado?

Se alguma dessas respostas ainda está só na sua cabeça, você achou uma parte da gestão que precisa ser organizada. Repita as etapas 2 a 9 para o novo processo, sempre um de cada vez.

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## Cuidados

- **Acesso mínimo:** dê ao agente só o acesso de que a rotina precisa.
- **Dados sensíveis:** senhas, dados bancários e dados pessoais de clientes não entram nos arquivos do processo.
- **Aprovação humana:** tudo o que sai para fora (e-mail, post, mensagem, pagamento) passa por você até a rotina provar que está madura, e mesmo depois decida conscientemente o que liberar.
- **Sem números inventados:** se o agente não tem a informação, ele pergunta.

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