Como Construir e Gerenciar um Time de Inteligência Artificial [CASE REAL]

Antes da ferramenta, vem a gestão. Nesta aula, eu mostro como organizar a IA em operação, gestão e direção, e abro na tela a rotina de e-mail marketing da minha loja.

Victor Ramos · aula ao vivo de 10/11/2026 · atualizado em 11/11/2026

Muita gente se perde no ruído: agente, bot, uma ferramenta nova toda semana. O que falta, na maioria das vezes, é clareza de gestão de empresa. Quando você aplica uma camada de método sobre esse movimento todo, passa a enxergar as entregas. Sem ela, você fica falando de ferramenta, e o resultado não aparece nos números.

Por isso, antes de decidir se vai usar o Claude, o Codex ou o Grok, entenda a estrutura. Com ela, a IA consegue repetir o padrão de qualidade das entregas.

Empresa, departamento, processo ou projeto

Eu organizo a IA como uma empresa organiza as pastas. Dentro da empresa estão os departamentos. Na VegPet, há marketing, comercial e operações. Dentro de cada departamento ficam os processos ou os projetos. Cada pasta guarda as regras que ajudam os agentes a fazer as entregas.

A estrutura pode ficar no GitHub, no Google Drive ou no seu computador.

O projeto tem começo, meio e fim. Ao longo dele surgem lições aprendidas, e elas precisam estar escritas em algum lugar. Assim, qualquer IA que você usar encontra esse aprendizado guardado.

No e-mail marketing, que é o case desta aula, cada disparo traz um aprendizado: a formatação, a seleção de produtos, o uso ou não de depoimento. São essas melhorias pequenas e contínuas que dão resultado no médio prazo. É como aprender violão: oito horas num dia e depois nada não funciona; quinze minutos todos os dias, sim.

A administração de empresas trabalha com três camadas.

A operação executa. Na IA, são os especialistas e as skills. Pense num analista que você acabou de contratar. Você ensina a técnica: toda quarta sai um e-mail de venda, com dois parágrafos curtos, os benefícios antes das características e o botão na cor do checkout. Numa empresa organizada, isso está no manual operacional padrão. É ele que garante que o cliente tenha a mesma experiência toda semana.

A gestão tem dupla função: orienta a operação e coleta as métricas. No começo, as metas podem ser de quantidade: dois e-mails por semana, um de venda às quartas e um de engajamento aos domingos, no horário combinado. Com mais dados, entram a taxa de abertura, a taxa de clique, o crescimento da lista e o retorno financeiro.

A gestão também recebe as anomalias: quando algo quebra no processo, a operação reporta, e o processo é redesenhado junto.

A direção segura a bússola. Ela vem do planejamento estratégico e diz, por exemplo: a meta do ano é abrir o canal de e-mail e trazer uma receita a mais com ele. Ela também define o orçamento.

Conselho, CEO, direção e especialistas

Acima disso, pode haver um conselho, que orienta e elege o CEO. O CEO contrata uma direção, a direção pode ter uma gestão, e a gestão tem os especialistas.

É aqui que muita gente se perde com a IA. É como um CEO que contrata dez especialistas sem ninguém no meio para coordenar: os dez começam a fazer perguntas, e você vira o gargalo. Essa forma de organizar vem do militarismo, e funciona também com agentes.

Toda empresa tem três pilares para organizar o trabalho:

• Mensagens e calendário: e-mail, chat e agenda, por onde chegam as demandas.
• Arquivos: os modelos, os playbooks e os manuais operacionais, na estrutura de empresa, departamento e processo.
• Tarefas: uma ferramenta como Trello, Notion, ClickUp ou Asana, com o que está no backlog, em execução, em bloqueio, em revisão e concluído.

Na IA é igual. Se tudo fica em sessões soltas, o trabalho se desorganiza. Não se apegue à ferramenta: pode ser o Notion, o Trello ou uma planilha. Apegue-se ao processo.

A ideia é você sair desta aula com um processo escolhido. Use três critérios:

1. A rotina: o que mais toma o seu tempo, tem custo alto ou se repete muitas vezes.
2. A medição: se você automatizar, consegue medir o resultado, seja em quantidade de execuções, seja numa métrica como abertura, clique e retorno.
3. A evolução: o processo abre caminho para o próximo. Eu comecei pelo e-mail, depois fui para o blog e agora estou levando para o marketing como um todo.

Veja também: Como montar um time de IA que tira você do centro da operação

O meu time tem papéis definidos, e cada papel tem as suas regras:

• Assistente pessoal: orquestra o meu dia. Olha os e-mails e as atas de reunião, me diz quem ficou sem resposta e organiza a agenda e as metas da semana. Ele tem um arquivo do meu perfil e um das minhas metas, e é ele que diz se eu posso marcar uma reunião.
• Diretor geral: decide se é preciso contratar alguém, abrir uma especialidade nova ou se dá para atender com o time. Com ele, eu falo de planejamento estratégico.
• Conselho: treinado com livros de investimento e de gestão. É onde eu delibero as decisões grandes, como entrar num projeto como sócio ou assinar um contrato importante.
• Vendedor: faz prospecção e follow-up, com um CRM.
• Gerente de marketing: cuida de todo o marketing. Eu não falo com o copywriter nem com o designer: falo com ele.
• Engenheiro de IA: cuida da arquitetura do sistema, para que tudo funcione.

Quando o diretor geral traz alguém para o time, é quase um RH: a estrutura de arquivos já diz as referências e as habilidades técnicas e comportamentais daquela especialidade.

E tanto faz se é o Claude ou o Codex. Eu uso os dois: as imagens no Codex e o resto no Claude. A inteligência está nos diretórios e nos arquivos, e o modelo acessa essa estrutura.

O fluxo é o de uma empresa: briefing, execução pela IA, aprovação humana num painel e, só então, a entrega ao cliente interno ou externo. No meu painel, um Kanban, os cards passam por em andamento, em aprovação, em revisão e concluído. Quando algo não sai como eu espero:

1. Abro o card da entrega no painel de tarefas.
2. Escrevo um comentário, como faria para uma pessoa do time.
3. Digo se a mudança é pontual, só para aquela campanha, ou estrutural.
4. Se é estrutural, ela entra como regra no sistema daquele processo.
5. Quando aprovo, a agente agenda o envio e move o card para concluído.

Um exemplo da aula: pedi que, ao colocar um link no texto do Notion, ela deixasse com hiperlink. Na entrega seguinte, eu só cliquei, sem copiar e colar. No e-mail de venda, pedi que ela removesse os produtos esgotados antes de liberar.

Na VegPet, o e-mail de venda e o e-mail de conteúdo são escritos de forma automática. A newsletter de conteúdo se chama O Farejador. O formato, os destaques e o botão para compartilhar no WhatsApp estão descritos num processo que eu chamei de Alpha 1: a forma como eu construo os módulos dentro da empresa.

Ele segue a lógica de pastas: VegPet, marketing, e-mail marketing. Dentro dele há um mapa de como as coisas acontecem, as regras gerais, os procedimentos operacionais padrões, os modelos e quatro módulos:

• Benchmark: pesquisa referências, concorrentes, tendências e campanhas anteriores, e separa evidência de opinião.
• Hipótese: cria um ângulo. Por exemplo: o que acontece quando eu uso escassez numa comunicação desse jeito.
• Produção: monta a peça.
• Aprendizado: valida a hipótese com a taxa de abertura, a taxa de clique e o retorno. Esse resultado volta para o benchmark.

É metodologia científica: tese, experimento e análise. Se o experimento se confirma na realidade, a hipótese vira a nossa verdade, e novas hipóteses partem dela. A IA olha as campanhas com os melhores índices e aprende com a nossa própria linha de base. O que importa é você se comparar com você mesmo.

Do e-mail ao blog

Depois do e-mail, fiz o mesmo com o blog da VegPet. Primeiro defini o que indica um bom artigo: a estrutura de SEO, o Search Console, o GA4 e o tempo de permanência nas páginas. Agora a agente propõe melhorias nos artigos antigos, cria artigos novos e faz um diagnóstico de distribuição. Eu comento cada um no painel, do mesmo jeito.

Escolha uma rotina que consome o seu tempo e precisa acontecer com frequência. Escreva o objetivo mais básico dela: o que precisa estar pronto, com que frequência e em que condição você vai aprovar.

Depois, leve isso para o seu agente em dez etapas:

1. Escolher a rotina.
2. Montar a estrutura de pastas.
3. Definir quem é quem.
4. Escolher o nível do objetivo.
5. Escrever a regra do processo.
6. Definir o gatilho.
7. Fazer a primeira execução acompanhada.
8. Transformar a correção em regra.
9. Acompanhar toda semana.
10. Levar para outro processo.

O material traz o como de cada etapa, com os modelos prontos (as regras do processo, o briefing e o checklist de revisão), para você mandar ao seu agente.

Ou explore as outras aulas no catálogo completo.